Der Dokumentationstyp wird in der Dokumentenverwaltung zur Bindung eines externen Dokumentes an ein Druckprogramm eines bestimmten Formulars verwendet. Mit Formularen sind in erster Linie Fertigungspapiere oder Wartungsaufträge gemeint, die beim Druck um externe Dokumente (z.B. Prüfpläne oder Zeichnungen) aus der Dokumentenverwaltung ergänzt werden sollen.
Üblicherweise sorgen die Druckprogramme nur für den Druck der vorgesehenen Fertigungspapiere (z.B. Arbeitsbegleitkarte, Prozesskarte, Werkzeugkarte). Bei der Freigabe der Fertigungspapiere werden jedoch automatisch externe Dokumente angezeigt, die dem zu fertigenden Artikel und der Belegart Fertigungsauftrag zugewiesen wurden. Diese können dann gezielt gedruckt werden. Auf diese Weise können Sie den Mitarbeitern Informationen aus externen Quellen aushändigen.
Da ähnliche Anwendungsfälle auch bei anderen Formularen (z.B. Technische Zeichnungen bei Bestellungen) denkbar sind, können Sie in der Spalte Belegart und Drucken festlegen, ob bei einem bestimmten Formular ein Druck des betreffenden externen Dokuments erfolgen soll.