Dokumentenverwaltung

Mit Hilfe der Dokumentenverwaltung können Sie einigen Stamm- und Bewegungsdaten externe Dokumente zuordnen.

Unter externen Dokumenten verstehen wir beispielsweise Fotos, Filme, Formulare und Berichte aller Art, die in vom Betriebssystem unterstützten Dateitypen vorliegen können.

Übliche Dateitypen sind:

1. Adobe Acrobat Reader ® (*.PDF )
2. Fotos und Grafiken (*.BMP, *.JPEG, *.PCX, *.TIF )
3. Internetseiten (*.HTML)
4. Microsoft Excel ® (*.XLS)
5. Microsoft Word ® (*.DOC, *.RTF)
6. Microsoft Powerpoint (*.PPT)
7. Komprimierte Dateien (*.ZIP, *RAR)

Die Dokumentenübersicht

In der Dokumentenübersicht erscheinen alle zugeordneten Dokumente.

 

 Um ein Dokument anzuzeigen, klicken Sie doppelt auf den Dokumentennamen.

Speichern Sie die betroffenen Dokumente nicht auf Ihrer lokalen Festplatte, sondern auf einem Netzwerklaufwerk, damit andere Anwender auch darauf zugreifen können. Verändern Sie den Dateiordner oder Dateinamen nicht mehr, nachdem Sie ihn in der Dokumentenverwaltung zugeordnet haben. Denn sonst findet die Software das Dokument nicht mehr wieder und Sie müssen die Referenz auf das Dokument korrigieren.

Beschreibung der Symbolleiste

Aktualisieren	Aktualisiert die Anzeige durch erneutes Lesen der Datenbank
Bearbeiten	Bearbeiten der Dokumenteneigenschaften
Hinzufügen	Hinzufügen eines neuen Dokuments
Löschen	Löschen des markierten Dokuments
Drucken	Drucken des markierten Dokuments
Öffnen	Öffnet das markierte Dokument

Beschreibung des Kontextmenüs

Details	Zeigt kleine dem Dateityp entsprechende Symbole mit Dateinamen, Dateibeschreibung und Änderungsstand nebeneinander an.
Symbole	Zeigt kleine dem Dateityp entsprechende Symbole mit dem Dateinamen nebeneinander an.
Liste	Zeigt kleine dem Dateityp entsprechende Symbole mit dem Dateinamen untereinander an.
Kacheln	Zeigt das dem Dateityp entsprechende Symbol mit dem Dateinamen und dem Dateidatum an.
Miniaturansicht	Zeigt große dem Dateityp entsprechende Symbole mit dem Dateinamen an

Hinzufügen mit Drag & Drop

1. Starten Sie die Dokumentenverwaltung
2. Öffnen Sie den Dateiexplorer des Betriebssystems und navigieren Sie zum gewünschten Dateinamen.
3. Ziehen Sie beliebig viele Dateien in die Dokumentenanzeige der Dokumentenverwaltung
4. Für jede Datei wird das Fenster zur Erfassung der Dokumenteneigenschaften geöffnet.
5. Erfassen Sie die Dokumentenbeschreibung und klicken Sie auf Speichern
6. So fahren Sie fort, bis Sie alle in die Dokumentenanzeige gezogenen Dateien beschrieben haben.
7. Die Dokumentenanzeige wird automatisch aktualisiert

So fügen Sie ein gespeichertes Dokument hinzu oder Scannen ein Dokument

Klicken Sie in der Symbolleiste der Dokumentenanzeige auf Hinzufügen

Die Eingabefelder sind in diesem Stadium noch gesperrt.

Siehe auch: Dokumenten-Eigenschaften

Klicken Sie auf die Schaltfläche Scannen wenn Sie ein Dokument einscannen möchten.

oder klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen wenn Sie ein existierendes Dokument auswählen möchten.  Suchen Sie die gewünschte Datei und markieren Sie den Dateinamen. Anschließen klicken Sie auf Öffnen

Beschreiben Sie  den Inhalt des Dokumentes möglichst genau, damit Sie das Dokument später wiederfinden. Denn wenn Sie die Dokumentenverwaltung aufrufen, werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, die Sie jemals zugeordnet haben.

In den Druckoptionen können Sie ggf. festlegen ob und bei welcher Belegart das Dokument automatisch gedruckt werden soll.