Dieses Programm ermöglicht die Verwaltung (Anlegen, Ändern, Kopieren, Löschen, Drucken) von Anfragen, Bestellungen, Belastungsanzeigen und Abrufbestellungen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, erledigte Belege zu archivieren oder den Status eines Beleges zu ändern.
Das Programm startet mit einer Übersicht der aktiven Anfragen und Bestellungen. Im linken Bereich finden Sie eine Strukturanzeige, die Sie nach Lieferanten, Belegarten oder Projekten sortieren können. Wählen Sie dazu in der Combobox die gewünschte Funktion.
Oben links finden Sie eine Combobox, mit der Sie bestimmen ob die Strukturanzeige nach Lieferant oder Artikel erstellt wird. Rechts daneben wählen Sie die Belegart, auf die sich der Filter bezieht. Außerdem bestimmen Sie damit die Belegart bei der Neuanlage.
Beim Start wird der Filter Aktive Belege und die Belegart Bestellung vorgeschlagen. Unter Aktive Belege verstehen wir die Belege, die noch nicht archiviert wurden. Archivierte Belege erhalten lediglich den Status Archiviert und verbleiben in der Datenbank für spätere Abfragen.
Durch die Aktivierung der Checkboxen haben Sie folgende Möglichkeiten:
Aktive Belege zeigt alle noch nicht archivierten Belege an
Archivierte Belege zeigt alle archivierten Belege an
Nur selektierte Belegart beschränkt die Anzeige auf die in der Combobox gewählte Belegart. Ansonsten werden alle Belegarten angezeigt.
Ein Doppelklick auf einen Datensatz in der Strukturanzeige wirkt sich wie ein Filter aus. Wenn Sie beispielsweise auf einen Lieferanten klicken, werden Ihnen in der Tabelle alle Belege des Lieferanten angezeigt. Durch einen Doppelklick auf das Wurzelverzeichnis (hier Lieferant) werden Ihnen wieder alle Datensätze angezeigt.
Mit Hilfe der Filterbar (oberste Leerzeile) der Tabelle können Sie individuelle Suchkriterien erfassen.
Mit einem Doppelklick auf dem Satzzeiger öffnen Sie das Register Kopfdaten
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Beenden |
Beendet das Programm |
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Neu |
Wählen Sie in der Combobox zuerst die gewünschte Belegart aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Beleg erstellen möchten. |
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Löschen |
Löscht den markierten Beleg mit sämtlichen Positionen. Die Löschung ist nur möglich, solange noch keine Lieferscheine erstellt oder Wareneingänge gebucht wurden. |
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Archivieren |
Entfernt den Beleg aus dem aktiven Bestand durch eine Statusänderung. Markieren Sie alle gewünschten Belege und klicken Sie auf diese Schaltfläche. |
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Aktualisieren |
Aktualisiert die Tabelle durch erneutes Lesen der Datenbank |
Im Register Kopfdaten erfassen Sie die Lieferantendaten, Gebühren, Kopfrabatte und Referenzdaten der Anfrage oder Bestellung.
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Abbruch |
Ihre Änderungen werden nicht gespeichert und das Programm springt zurück in die Übersicht. |
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Speichern |
Ihre Änderungen werden gespeichert und das Programm springt in das Register Positionen |
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Belegvorschrift |
Mit der Belegvorschrift steuern Sie das Verhalten der Software nach der Freigabe. |
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Lieferantennummer |
Erfassen Sie hier die Adressnummer und Adressposition des Lieferanten. |
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Adressposition |
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Name 1-3 |
Name und Anschrift werden Ihnen aus den Adressdaten vorgeschlagen. Mit Hilfe einer Dummy-Adressnummer können Sie schriftliche Anfragen und Bestellungen für einmalige Lieferanten erstellen, ohne dafür eigene Adressdaten anlegen zu müssen. Die Software speichert die Adressdaten in den Belegkopfdaten. |
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Straße oder Postfach |
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Land |
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Postleitzahl und Ort |
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Sprachenschlüssel |
Mit Hilfe des Sprachenschlüssels (Deutsch, Englisch, Französisch) steuern Sie die Texte auf den Formularen |
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Währung |
Währung des Lieferanten |
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Wechselkurs |
Aktueller Wechselkurs, mit dem der Einkaufspreis der Hauswährung in die Fremdwährung umgerechnet wird. |
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Rabatt-% |
Kopfrabatt in Prozent, der sich auf alle Belegpositionen auswirkt. |
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Versandkosten |
Gebühren oder Nebenkosten der Bestellung in der Haus- und Fremdwährung |
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Verpackungskosten |
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Sonstige Kosten |
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Kopftext |
In den Feldern Kopf- und Fusstext können Sie standardisierte Texte für unterschiedliche Zwecke zuordnen. |
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Fußtext |
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Ihr Zeichen |
Aktenzeichen oder Angebotsnummer und Datum unter der Ihnen der Lieferant ein Angebot unterbreitet hat. |
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Ihr Schreiben vom |
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Unser Zeichen |
Ihr Aktenzeichen, Sachbearbeiterkurzzeichen |
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Unser Schreiben vom |
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Anforderungsnummer |
Ihre interne Anforderungsnummer, unter der Sie eine Freigabe der Fachabteilung erhalten haben |
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Name des Anforderers |
Sachbearbeitername |
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Kostenstelle |
Kostenstelle des Anforderes |
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Kostenträger |
Kostenträgernummer |
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Kostenart |
Kostenart |
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Rahmenauftragsnummer |
Rahmenauftragsnummer, auf die sich die Abrufbestellung bezieht |
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Projektnummer |
Projektnummer, auf die sich die Anfrage oder Bestellung bezieht |
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Status |
Belegstatus (Angelegt, Freigegeben, Bestätigt, Wareneingang etc.) |
Sie können den Belegstatus zurücksetzen, in dem Sie den gewünschten Status in der Combobox auswählen. Daraufhin erscheint eine Abfrage, ob Sie den Status in alle Belegpositionen übernehmen möchten.
Im Register Preisstellung legen Sie die Lieferbedingung, Zahlungsbedingung und Versandart fest. Für eventuelle Lieferscheine können Sie individuellen Text erfassen.
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Abbruch |
Ihre Änderungen werden nicht gespeichert und das Programm springt zurück in das Register Übersicht. |
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Speichern |
Ihre Änderungen werden gespeichert und das Programm springt in das Register Positionen |
Im Register Positionen können Sie beliebig viele Positionen für eine Anfrage oder Bestellung erfassen. Das Fenster besteht aus einer Tabelle, in der alle Belegpositionen angezeigt werden. Darunter finden Sie mehrere Register mit Informationen, die sich auf die jeweils markierte Position in der Tabelle beziehen.
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Anfügen |
Fügt eine neue Position am Ende an |
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Einfügen |
Fügt eine neue Position nach der aktuellen Position an |
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Speichern |
Speichert Ihre Eingaben |
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Löschen |
Löscht die markierte Belegposition |
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Abbruch |
Ihre Eingaben werden nicht gespeichert. |
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Texte |
Mit dieser Schaltfläche können Sie Standardtexte über die Zwischenablage in den Positionstext kopieren. |
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Freigabe |
Aktualisiert den Bezugsquellennachweis und die Bestellstatistik. Druckt die Anfrage oder Bestellung, wenn die Belegvorschrift einen Sofortdruck vorsieht. Erzeugt DFÜ-Lieferabrufe gem. VDA4905, wenn die Belegvorschrift entsprechend eingerichtet ist. |
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Artikelnummer |
Artikelnummer des gewünschten Artikels |
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Bestellnummer |
Bestellnummer des Lieferanten (Wird automatisch aus dem Bezugsquellennachweis übernommen) |
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Bezeichnung-1 |
Hier werden Ihnen automatisch die Texte aus dem Bezugsquellennachweis vorgeschlagen. Wenn Sie einen bestimmten Artikel nur einmalig bestellen möchten, können Sie sich eine Dummy-Artikelnummer für einmalige Bestellungen anlegen und erfassen hier individuelle Bezeichnungen. |
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Bezeichnung-2 |
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Menge |
Anfrage- oder Bestellmenge |
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Mengeneinheit |
Einheit der Anfrage oder Bestellmenge |
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Preis |
Preisvorstellung (Target) bei einer Anfrage in Haus- und Fremdwährung, falls der Lieferant nicht in Ihrer Währung abrechnet. Einkaufspreis bei einer Bestellung in Haus- und Fremdwährung, falls der Lieferant nicht in Ihrer Währung abrechnet. |
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Preiseinheit |
Einheit des Preises |
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Rabatt in % |
Positionsrabatt in % |
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Preis auf Formular unterdrücken |
Der erfasste Einkaufspreis wird auf dem Formular unterdrückt. |
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Wunschtermin |
Verwenden Sie den Wunschtermin, wenn Sie einen Termin in Ihrer Anfrage festlegen möchten, bis zu dem der Lieferant ein Angebot abgeben muss. Die Liste der offenen Anfragen wertet diesen Termin aus. |
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Liefertermin |
Gewünschter Liefertermin |
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Bedarfsart |
Dieses Feld wird für die Übertragung der Lieferabrufe gem. VDA4905 benötigt. Um dieser Norm gerecht zu werden, müssen die Termine als Wochen-, Monatsbedarfe und als Vorschau dargestellt werden können. |
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Beistell-Lieferschein |
Für diese Bestellposition soll ein Beistell-Lieferschein erstellt werden (J/N) |
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Status |
Status der Bestellung |
Wenn Sie in der Rabattstaffel des Bezugsquellennachweises einen Naturalrabatt zugeordnet haben, erscheint nach Speicherung der Bestellposition automatisch eine weitere Position, in der die Naturalrabattmenge ohne Einkaufspreis aufgeführt wird. Im Positionstext erscheint der Hinweis Kostenlose Draufgabe für Position ... Sie können diese Position bearbeiten. Wenn Sie jedoch danach noch einmal die verursachende Bestellposition verändern, findet eine neue Ermittlung des Naturalrabattes statt und Ihre Änderungen gehen verloren. Es kann sogar vorkommen, dass die Naturalrabattposition wieder gelöscht wird, wenn die Bestellmenge die Mindestmenge unterschreitet.
In diesem Register legen Sie fest, ob die Ware an einen internen Lagerstandort oder eine externe Adresse (z.B. die eines Lieferanten) geliefert werden soll.
Hier können Sie umfangreichen Text erfassen, der auf dem Formular unterhalb der Artikeldaten erscheinen soll.
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Texte |
Öffnet das Fenster zur Auswahl von Standardtexten, mit dessen Hilfe Sie den angezeigten Text über die Zwischenablage in das Textfeld des Kopf- oder Fußtextes kopieren können. |
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Abbruch |
Ihre Änderungen werden nicht gespeichert und das Programm springt zurück in das Register Übersicht. |
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Speichern |
Ihre Änderungen werden gespeichert und das Programm springt in das Register Positionen |