In der Adressenverwaltung können sämtliche Geschäftskontakte verwaltet werden. Das Programm stellt Ihnen in verschiedenen Registern Eingabefelder für Allgemeine Daten, Konditionen und Konten, Anschriften, Ansprechpartner, Notizen und Rollen zur Verfügung. Durch die Zuordnung von Rollen kann eine Adresse z.B. gleichzeitig als Kunden- und/oder Lieferantenadresse definiert werden. Für jeden Adressenkopf können beliebig viele Adressenpositionen gespeichert werden, die wiederum beliebige Rollen [ z.B. Hausanschrift, Lieferanschrift, Rechnungsanschrift ] haben können. Für jede Anschrift können beliebig viele Ansprechpartner gespeichert werden.
Das Programm startet mit einer Übersicht aller gespeicherten Adressen. Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Strukturanzeige, mit deren Hilfe Sie den Adressbestand nach Rollen filtern können.
Durch einen Doppelklick auf die Rolle Lieferant wird die tabellarische Anzeige auf Lieferanten beschränkt.
Durch einen Doppelklick auf Alle Rollen werden wieder alle Adressen angezeigt.
Die Breite der Strukturanzeige kann verändert werden, in dem Sie mit der Maus über dem Randbereich schweben, bis sich der Cursor ändert. Dann ziehen Sie den Randbereich bei gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts.
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Beendet das Programm |
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Ermöglicht die Neuanlage einer Adresse |
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Löscht die markierten Adressen mit allen Adresspositionen und Ansprechpartnern solange noch keine Belege auf diese Adressen verweisen. |
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Aktualisiert die Tabelle durch erneutes Lesen der Datenbank |
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Druckt Stammdatenblätter von allen Adressen |
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Druckt eine Telefonliste von allen Adressen |
Sollten Sie die gespeicherten Adressgruppen, Branchen, EDI-Partnergruppen, Ladungsträgerkonten, Lieferbedingungen, Versandarten, Zahlungsbedingungen und Zertifikate auf Vollständigkeit prüfen.
Klicken Sie auf Neu und beantworten Sie die folgende Abfrage mit JA. Anschließend vergeben Sie eine eindeutige bis zu 9stellige Adressnummer und erfassen die Stammdaten.
Positionieren Sie den Satzzeiger auf der gewünschten Adresse.
Klicken Sie doppelt auf den Datensatz um in das Register Allgemeine Daten zu gelangen.
Wenn Sie ein anderes Register bearbeiten möchten klicken Sie stattdessen auf den Registernamen.
Im Register Allgemeine Daten finden Sie u. a. Namen und Gruppierungen für statische Zwecke.
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Ihre Eingaben werden nicht in der Datenbank gespeichert. Das Programm springt zurück in das Register Übersicht. |
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Speichert Ihre Eingaben und ermöglicht den Wechsel in ein anderes Register. Im Neuanlagemodus springt das Programm in das Register Anschriften und Ansprechpartner. Ansonsten springt es in das Register Übersicht. |
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Das nächste Register wird geöffnet. |
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Adressnummer |
Eindeutige und bis zu 9stellige alphanumerischer Schlüssel (z.B. Debitoren- oder Kreditorennummer) für die Adresse. |
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Name-1 |
3 x 35stellige (werden in die Adressposition kopiert) Adressbezeichnung für das Anschriftenfenster eines Briefes |
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Name-2 |
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Name-3 |
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Matchcode |
Suchbegriff, unter dem Sie die Adresse in der Auswahlanzeige wiederfinden können. |
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Unser Zeichen |
Entspricht
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Adressgruppe |
Die Adressgruppe dient zur Zusammenfassung von Adressen, mit deren Hilfe Sie beispielsweise Umsatzstatistiken für bestimmte Adressgruppen erstellen können. In der Adressgruppe wird auch festgelegt, ob Sie im Register Sonstige Zertifikate zuordnen können. |
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Branche |
Die Branche dient zur Zusammenfassung von Adressen, mit deren Hilfe Sie beispielsweise Umsatzstatistiken für bestimmte Branchen erstellen können. |
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EDI-Partnergruppe |
Die EDI-Partnergruppe ist für die Ausgabe von EDI-Nachrichten vorgesehen. Mit deren Hilfe werden Inhalte und Formatierungen festgelegt, weil die meisten Automobilhersteller individuelle Anforderungen an die übermittelten DFÜ-Daten stellen. |
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Beleg-Kopftext |
Hier können Sie einen festen Standardtext für die Kopfzeilen Ihrer externen Formulare (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) festlegen. |
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Beleg-Fußtext |
Hier können Sie einen festen Standardtext für die Fußzeilen Ihrer externen Formulare (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) festlegen. |
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Bemerkungen |
In diesem Feld können Sie individuelle Bemerkungen zur Adresse speichern. |
In diesem Register werden Preisstellungsdaten, Mindestbestellwerte, Rabatte, Provisionen und Buchhaltungskonten gepflegt.
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Ihre Eingaben werden nicht in der Datenbank gespeichert. Das Programm springt zurück in das Register Übersicht. |
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Speichert Ihre Eingaben und ermöglicht den Wechsel in ein anderes Register. Im Neuanlagemodus springt das Programm in das Register Anschriften und Ansprechpartner. Ansonsten springt es in das Register Übersicht. |
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Das nächste Register wird geöffnet. |
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Lieferbedingung |
Zu welchen Bedingungen (z.B. Ab Werk, Frei Haus) liefert der Lieferant? |
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Versandart |
Wie (z.B. Bahn, Paketdienst, Spediteur) liefert der Lieferant Ware an? |
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Zahlungsbedingung |
Welche Zahlungsziele (z.B. Innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug) wurden mit dem Geschäftspartner vereinbart? |
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Mindestbestellwert |
Welcher Mindestbestellwert ist bei einem Lieferanten zu beachten? |
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Versandkosten |
Welche Versandkosten berechnet Ihnen der Lieferant oder Sie Ihrem Kunden pro Vorgang? |
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Verpackungskosten |
Welche Verpackungskosten berechnet Ihnen der Lieferant oder Sie Ihrem Kunden pro Vorgang? |
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Rabatt in % |
Welchen Rabatt in Prozent gewährt Ihnen der Lieferant oder Sie Ihrem Kunden pro Vorgang? |
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Provision in % |
Welche Provision erhält Ihr Vertreter pro Vorgang? |
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Personenkonto |
Debitoren- oder Kreditorenkonto |
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Gegenkonto |
5stellige Kontonummer der Kontenklasse 8 (z.B. 8400 Erlöse 16%) |
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Forderungskonto |
<frei für spätere Verwendung> |
In diesem Register können spezielle Felder für Automobilzulieferer und Lieferantenzertifikate gepflegt werden.
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Ihre Eingaben werden nicht in der Datenbank gespeichert. Das Programm springt zurück in das Register Übersicht. |
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Speichert Ihre Eingaben und ermöglicht den Wechsel in ein anderes Register. Im Neuanlagemodus springt das Programm in das Register Anschriften und Ansprechpartner. Ansonsten springt es in das Register Übersicht. |
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Das nächste Register wird geöffnet. |
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Spediteurnummer |
Diese Information erscheint auf dem Speditionsauftrag im Feld 10 |
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Spediteur Versendernummer |
Versendernummer beim Versand-Spediteur. Diese Information erscheint auf dem Speditionsauftrag im Feld 4. |
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Ladungsträgerkonto |
Hier legen Sie fest, mit wem die Ladungsträgerbewegungen abgestimmt werden. Das hier gewählte Ladungsträgerkonto dient bei jeder neuen Anschrift lediglich als Vorschlag. Für die Bestimmung des Regulierers sind letztendlich die Einstellungen in der Anschrift oder der Ladungsträger-Referenztabelle bindent. |
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Lieferantenbeurteilung |
Beurteilen Sie die Qualität Ihres Partners nach dem ABC-Prinzip. Dabei unterscheiden wir zwischen einer Lieferantenbeurteilung aufgrund von vorgelegten Zertifikaten und einer Lieferanten-bewertung aufgrund von Wareneingangsprüfungen (Harte Faktoren) und einer Bewertung des Preisniveaus, Kommunikation und Servicefähigkeit (Weiche Faktoren). |
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Beurteilung |
Qualitätsbeurteilung eines Lieferanten nach dem ABC-Prinzip. |
In dieser Tabelle können Sie alle Zertifikate Ihres Geschäftspartners einschließlich eines Gültigkeits- und Erinnerungsdatums erfassen.
Um neue Zertifikate anzulegen, klicken Sie in der *-Zeile auf den Pfeil der Combobox und wählen das gewünschte Zertifikat aus.
Danach erfassen Sie in der Spalte Gültig bis das Datum, an dem das Zertifikat ungültig wird.
Das Erinnerungsdatum dient zur automatischen Anforderung neuer Zertifikate durch das Modul Qualitätsmanagement. Wenn Sie über dieses Modul verfügen, können Sie sich durch die Eingabe des Erinnerungsdatum rechtzeitig erinnern lassen.
Positionieren Sie den Cursor in der gewünschten Tabellenzelle und beginnen Sie mit der Erfassung des neuen Wertes.
Markieren Sie den gewünschten Datensatz und drücken Sie die Taste ENTF
Ob die Tabelle angezeigt wird, hängt von den Einstellungen der Adressgruppe ab.
Es kommt häufig vor, dass ein Kunde gleichzeitig Lieferant (oder umgekehrt) ist. Bisher haben Sie vielleicht getrennte Stammsätze für den Lieferanten- und den Kundenstamm geführt. Mit der integrierten Rollenverwaltung benötigen Sie nur noch eine Adresse und können dieser beliebig viele Rollen zuordnen.
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Ihre Eingaben werden nicht in der Datenbank gespeichert. Das Programm springt zurück in das Register Übersicht. |
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Speichert Ihre Eingaben und ermöglicht den Wechsel in ein anderes Register. Im Neuanlagemodus springt das Programm in das Register Anschriften und Ansprechpartner. Ansonsten springt es in das Register Übersicht. |
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Das nächste Register wird geöffnet. |
Abbildung 1 Ausgangssituation
Aktivieren Sie in der linken Box Nicht zugeordnete Rollen die Rollen Kunde und Lieferant.
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
, um die aktivierten Rollen in die Box Zugeordnete Rollen zu verschieben.
Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Abbildung 2 Ausgangssituation
Aktivieren Sie in der rechten Box Zugeordnete Rollen die zu entfernende(n) Rolle(n)
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
, um die Rolle in die linke Box Nicht zu geordnete Rollen zu verschieben.
Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
In diesem Register können Sie beliebig viele Notizen mit einem Wiedervorlagedatum zu einer Anschrift hinterlegen. Mit Hilfe der Optionen Sortiert nach Anlagedatum oder Sortiert nach Wiedervorlagedatum kann die Tabelle entsprechend sortiert werden.
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Ermöglicht die Neuanlage einer Notiz |
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Öffnet das Fenster Notizen zur Bearbeitung der markierten Notiz. Alternativ dazu können Sie das Bearbeitungsfenster mit einem Doppelklick auf dem Datensatz öffnen. |
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Löscht die markierte Notiz |
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Das nächste Register wird geöffnet. |
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens 1 Adressposition anlegen müssen, bevor Sie Notizen erfassen können.
In diesem Register können Sie für jeden Adresskopf beliebig viele Adresspositionen speichern, die wiederum beliebige Adressmerkmale (Hausanschrift, Lieferanschrift, Rechnungsanschrift) haben können. Und für jede Anschrift können beliebig viele Ansprechpartner gespeichert werden.
Im oberen Bereich sehen Sie die Anschriftentabelle. Darunter befindet sich die Ansprechpartnertabelle, in der Sie beliebig viele Ansprechpartner für jede angelegte Anschrift speichern können.
Bitte beachten Sie, dass die Schaltflächen mehrfach existieren. Die oberen Schaltflächen gelten für die Anschriftentabelle und die unteren Schaltflächen gelten für die Ansprechpartner.
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Ermöglicht die Neuanlage einer Anschrift oder eines Ansprechpartners |
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Öffnet das Fenster Anschrift oder Ansprechpartner zur Bearbeitung des markierten Datensatzes. Alternativ dazu können Sie das Bearbeitungsfenster mit einem Doppelklick auf dem Datensatz öffnen. |
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Löscht den markierten Datensatz. |
Hinzu kommt, dass Sie bei der Neuanlage eines Ansprechpartners zuerst eine Anschrift markieren müssen, damit die Software erkennt, für welche Anschrift ein Ansprechpartner angelegt werden soll.
