Saldenmitteilung

Das Programm Saldenmitteilung wurde für Unternehmen entwickelt, die ihren Geschäftspartnern Ladungsträger zum Tausch überlassen und Außenstände in regelmäßigen Abständen abstimmen oder in Form von Saldenmitteilungen zurückfordern bzw. in Rechnung stellen.

 

 

Saldenmitteilung.jpgDas Programm erzeugt 2 verschiedene Standardbriefe, die über die Druckoptionen wählbar sind.

 

Option-1

 

Anschreiben, in dem Sie den Kunden um Bestätigung des Kontostandes laut beiliegendem Kontoauszug bitten.

 

Option-2

 

Saldenmitteilung, in der Sie aktuelle Rückstände anmahnen. Gleichzeitig wird der Einzug des Rechnungsbetrages angekündigt, wenn die Rücklieferungsfrist überschritten wird.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beim erstmaligen Programmaufruf erstellt das Programm automatisch eine Saldenübersicht und zeigt diese tabellarisch an. Danach erscheint grundsätzlich die Saldenübersicht des letzen Laufs.

 

Die Saldenübersicht besteht aus 2 Tabellen:

 

  1. Die obere Tabelle enthält eine Übersicht aller betroffenen Ladungsträgerkonten (Regulierer)

  2. Die untere Tabelle enthält eine Übersicht aller betroffenen Ladungsträger, die durch Positionierung des Cursors auf dem jeweiligen Regulierer automatisch aktualisiert wird.

 

 

Beschreibung der Schaltflächen

 

Das Programm wird nach einer Rückfrage beendet.

Erstellt eine neue Saldenübersicht, auf deren Basis neue Saldenmitteilungen freigegeben werden können.

Aktualisiert die Saldenübersicht durch erneutes Lesen der Datenbank

Öffnet das Fenster Freigabe Saldenmitteilungen und erstellt Saldenmitteilungen für die markierten Ladungsträgerkonten.

Öffnet das Fenster Druckoptionen Saldenmitteilungen und stellt Ihnen darin 4 verschiedene Listen zur Verfügung:

 

  1. Begleitschreiben Kontoabstimmung

  2. Begleitschreiben Saldenmitteilung

  3. Kontoauszug

  4. Saldenübersicht

 

 

So navigieren Sie innerhalb der Saldenübersicht

Der Inhalt der unteren Tabelle (Saldenübersicht) wird durch den Satzzeiger der oberen Tabelle bestimmt.

 

 

Durch Wechsel des Satzseigers in der oberen Tabelle erscheinen in der Saldenübersicht die Ladungsträger des jeweiligen Ladungsträgerkontos.

 

Sollten Sie darin einen Ladungsträger vermissen, prüfen Sie, ob im Ladungsträgerstamm das Merkmal Rückgabepflichtig aktiviert wurde. Ist das nicht der Fall, aktivieren Sie das Merkmal und erstellen Sie danach eine neue Saldenübersicht.

 

 

So erstellen Sie eine neue Saldenübersicht

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Saldenübersicht

 

 

Beantworten Sie die folgende Abfrage mit JA

 

Im ersten Schritt löscht das Programm zunächst die vorherige Saldenübersicht mit den dazu gehörenden Saldenmitteilungen.

 

Anschließend erstellt das Programm eine neue Saldenübersicht für die Ladungsträgerkonten, bei denen das Merkmal Saldenmitteilung (siehe Parameter\Regulierer) aktiviert wurde. Dabei berücksichtigt das Programm nur Ladungsträger, bei denen das Merkmal Rückgabepflichtig (siehe Stammdaten\Ladungsträger) aktiviert und eine Differenz zwischen Zu- und Abgangsmenge erkannt wurde.

 

Danach erscheint eine tabellarische Saldenübersicht mit dem Status Angelegt.

 

 Bitte beachten Sie, dass die Saldenübersicht mit den dazu gehörenden Saldenmitteilungen immer nur bis zur nächsten Erstellung einer neuen Saldenübersicht gespeichert werden.

 

 

So erstellen Sie neue Saldenmitteilungen

Markieren Sie in der oberen Tabelle die betroffenen Ladungsträgerkonten und klicken Sie auf die Schaltfläche Markierte freigeben

 

 

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Ladungsträgerkonten mit dem Status Angelegt freigeben können. Wenn Sie versuchen, für ein bereits freigegebenes Ladungsträgerkonto eine weitere Saldenmitteilung zu erstellen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

 

Beantworten Sie die folgende Abfrage mit JA

 

 

 

Vor der endgültigen Freigabe können Sie Im Fenster Freigabe Saldenmitteilung die folgenden Variablen selbst festlegen. Sie ordnen darin Ihre Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen und Standardtexte zu, die Sie zuvor in der Textverwaltung angelegt haben. (siehe Beschreibung der Variablen)

 

 

Beschreibung der Eingabefelder

Siehe Saldenmitteilung Feldbeschreibung

 

 

 In der Systemregistrierung können Sie für diese Variablen Standardwerte festlegen, die Ihnen immer wieder vorgeschlagen werden.

 

 

Wenn Sie die Saldenmitteilungen nicht erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen. 

Ansonsten klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe und beantworten Sie die folgende Abfrage mit JA, um die Saldenmitteilungen zu erstellen

 

 

Das Programm erstellt nun für alle markierte Ladungsträgerkonten Saldenmitteilungen und kennzeichnet diese Ladungsträgerkonten mit dem Status Freigegeben.

 

Sobald alle Saldenmitteilungen erstellt wurden, erscheint folgende Abfrage.

 

 

Beantworten Sie die Abfrage mit JA, wenn Sie nun alle erstellten Saldenmitteilungen drucken möchten. Sie können die Saldenmitteilungen auch später drucken, in dem Sie in der Saldenübersicht auf die Schaltfläche Saldenmitteilungen klicken.

 

 

So drucken Sie Begleitschreiben und Belege

Markieren Sie die gewünschten Ladungsträgerkonten in der oberen Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

 

Das Fenster Druckoptionen Saldenmitteilung wird geöffnet

 

 

Wählen Sie eines der gewünschten Begleitschreiben

 

  1. Kontoabstimmung

     

    In diesem Begleitschreiben werden die Salden der jeweiligen Ladungsträger aufgelistet und der Kunde wird gebeten, diese Salden bis zu einem bestimmten Termin zu bestätigen.

     

  2. Saldenmitteilung

 

In diesem Begleitschreiben werden die geschuldeten Rückstände aufgelistet. Der Kunde wird gebeten, die Rückstände bis zu einem bestimmten Termin auszugleichen. Andernfalls wird ihm eine Rechnung angekündigt.

 

Wählen Sie einen der gewünschten Abstimmungsbelege

 

  1. Kontoauszug

     

    Druckt einen Kontoauszug mit allen Bewegungen des Vormonats.

     

  2. Saldenübersicht

 

Druckt eine Saldenübersicht.

 

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.